Вера я Вам пример антрага в личку написала. Возможно в соответсвующей организации есть специальные формуляры этих антрагов, но всё равно они должны будут как то среагировать. Писъма желателъно или самим относить и просить на втором экземпляре подтверждении о том, что они получили Ваше письмо или же по почте заказным письмом с уведомлением
(Einschreiben/Ruckschein)